Runner dan Goweser kota

Bagaimanakah melaksanakan Rapat ideal itu ?

Pertanyaan sederhana ini bisa berkembang menjadi banyak dan bisa menjadi rumit jika hanya mengejar kata ideal saja, padahal kalau rapat tidak ideal, lalu apa gunanya ditulis dan dijadikan sebagai pegangan ? Terlalu banyak aturan untuk membuat rapat menjadi ideal, makin ideal biasanya suasana rapat akan makin kaku dan tidak fleksibel lagi. Kalau sudah ada kata kaku dan tidak fleksibel dalam rapat, maka ujungnya biasanya akan didapat keputusan rapat yang monoton, itu-itu saja, artinya rapat yang ideal aturannya ternyata belum tentu ideal hasilnya.

Pertanyaan kadang dikembangkan lagi dengan pertanyaan lanjutan,”menjalankan rapat sesuai peraturan perusahaan yang berlaku atau cukup menjalankan perusahaan tanpa harus rapat yang ideal ?”

Kita mulai dulu dengan etika rapat dulu, yang paling sering dilanggar karena dianggap tidak penting adalah, antara lain, :

1. Datang terlambat (kurang menghargai waktu).

2. Rapat sambil membuka medsos di ponsel.

3. Tidak aktif memberi masukan untuk membahas masalah atau terlalu aktif dan mendominasi pembicaraan.

4. dan semacamnya (isi sendiri)

Kalau etika rapat sudah dilanggar, maka hasil rapat akan tidak berarti lagi atau mutu hasil rapat jadi tidak optimal, padahal rapat memerlukan biaya dan waktu, artinya rapat malah jadi pemborosan dan tidak menghasilkan “sesuatu”. Rapat malah bisa berubah menjadi “neraka”, jika membahas masalah seseorang dengan nada menyalahkan dan bukan mencari solusi untuk kepentingan bersama. Pada setiap pembahasan masalah, secara otomatis memang sebaiknya memakai teknik 5W+1H agar tidak terjebak untuk menghakimi seseorang, karena yang salah bukan terletak pada manusianya “saja” tetapi lebih kepada “sistemnya”.

Hasil rapat yang “ideal” sebaiknya mengandung beberapa unsur sebagai berikut :

1. Ada keputusan rapat yang disepakati bersama.
2. Ada penanggung jawab pelaksana (eksekutor) keputusan rapat.
3. Ada batasan waktu (time frame) untuk melaksanakan keputusan rapat, minimal ada tolok ukur untuk menyatakan keputusan rapat dianggap sudah dilaksanakan dengan sempurna.
4. Spesifik atau rinci sehingga mudah dipahami serta dilaksanakan.

Singkatnya, hasil rapat harus SMART (specific, measurable, achiveable, reasonable dan time frame) !

Di sebuah perusahaan besar, pernah kudengar ada aturan tentang waktu rapat yang ketat, yaitu :

1. Datang 5 menit sebelum rapat.
2. Waktu rapat sebaiknya 1-2 jam, kecuali materinya sangat PENTING.

Dalam perjalanan waktu, kudengar aturan yang bagus tersebut beberapa kali mulai tertinggalkan atau terlupakan, alasan yang kudengar aturan yang terlalu ketat menyebabkan suasana rapat jadi kayak rapat “robot”. Memang makin kita teratur sesuai kriteria ideal, akan makin terasa membelenggu kebebasan kita dalam berekspresi. Lalu bagian mana yang salah ?

Sebaiknya aturan atau etika dalam rapat itu perlu dikaitkan dengan tema rapat, misal untuk tema rapat santai, tidak perlu terlalu memegang aturan dengan sangat ketat, sementara untuk rapat dengan tema serius, membahas rencana kerja tahun depan (misalnya) aturan rapat lebih diperketat.

Rapat membahas rencana piknik bisa lebih santai pembahasannya, bisa dilakukan di tempat yang berbeda dengan rapat yang biasa dilakukan. Rapat pagi tentang K3 bisa juga dilaksanakan secara santai tiap pagi. Sementara untuk rapat umum pemegang saham (RUPS) yang membahas permasalahan serius untuk evaluasi dan perencanaan masa datang, segala aturan rapat bisa diterapkan dengan sebaik-baiknya. Hasil RUPS juga harus memuat keputusan yang jelas, dapat dicapai, menantang, ada batasan pencapaiannya serta ada aturan untuk melakukan evaluasi dalam pelaksanaannya.

Satu hal lagi yang sering dilupakan adalah unsur “brainsorming” dalam rapat. Unsur ini akan sangat menjamin semua peserta rapat tidak diam saja dalam rapat atau mendominasi pembicaraan rapat. Semua peserta rapat mempunyai andil dalam menghasilkan keputusan rapat dan apapun usul yang disampaikan dalam forum rapat selalu terakomodasi dengan baik, sehingga tidak ada peserta rapat yang merasa dia hanya “pelengkap” dalam rapat.

Bagi yang ingin melaksanakan Rapat ideal, cobalah untuk bertanya lebih lanjut dengan mbah Gugel, karena tulisan ini hanya berbicara serba sedikit, tulisan yang nanti ditemui juga mungkin hanya bicara sedikit, tapi kumpulan tulisan yang akan ditemui pasti akan memperkaya kita untuk melaksanakan rapat dengan lebih baik.

Aamiin.